Audience
교육 대상 및 운영 형태
교육·행사·사업 운영 현장에서 반복되는 신청 데이터 정리, 집계, 문서 작성, 자료 관리 같은 업무를 분석해 자동화 흐름을 설계하고 구축합니다.
먼저 자동화할 업무를 선별하고, 작은 범위부터 적용한 뒤 확장하는 방식을 권장합니다. 개인정보, 외부 시스템 접근 권한, AI 결과 검수, 저작권, 보안 요구사항을 확인한 뒤 실제 구현 범위를 결정합니다.
교육 대상
- 반복 행정·운영 업무가 많은 대학·창업지원기관·공공기관·기업의 운영 담당자
- 교육·행사 운영 조직
- 업무 프로세스를 정리하고 개선하려는 부서
운영 형태
- 주요 대상
- 반복 행정·운영 업무가 있는 기관·기업의 운영 담당자
- 서비스 형태
- 업무 분석 → 자동화 설계 → 구현 → 검증 → 사용자 안내
- 진행 방식
- 자동화 후보 선별 후 작은 범위부터 적용하고 단계적으로 확장
Purpose
서비스 목적과 특징
반복되는 업무를 분석해 줄일 수 있는 부분을 찾아내고, 담당자가 실제로 사용할 수 있는 자동화 워크플로와 운영 체계를 만드는 것이 목적입니다. 절감 효과의 수치는 사전에 약속하지 않습니다.
업무 분석에서 시작
현재 업무 흐름을 파악하고 자동화 가능한 업무를 선별해 우선순위를 정합니다.
작게 시작해 확장
효과와 위험을 확인할 수 있는 범위부터 적용한 뒤 점차 넓혀 갑니다.
AI 결과 검수를 전제로 설계
AI가 만든 결과는 담당자가 검수할 수 있는 단계를 두어 운영합니다.
테스트와 사용자 안내
오류 검증과 테스트를 거치고, 담당자가 쓸 수 있도록 안내와 개선을 이어 갑니다.
Process
단계별 진행 절차
기관의 목적에 따라 단계를 조정할 수 있습니다. 일정과 범위는 기관과 협의해 정합니다.
주요 서비스
6개 단계로 진행하며, 구현 범위는 확인 사항을 검토한 뒤 결정합니다.
1번째 과정: 기존 업무 프로세스 분석
현재 업무의 흐름, 담당자, 사용 도구와 자료를 파악합니다.
2번째 과정: 반복업무 및 자동화 대상 도출
규칙이 있고 반복되는 업무를 선별하고 우선순위를 정합니다.
3번째 과정: 자동화 워크플로 설계
자동화할 단계와 사람이 확인할 단계를 구분해 흐름을 설계합니다.
4번째 과정: 데이터 수집·정리·문서 처리 기능 구현
설계에 따라 데이터 수집·정리와 문서 처리 기능을 구현합니다. 구현 범위는 확인 사항 검토 후 정합니다.
5번째 과정: 시스템 테스트 및 오류 검증
실제 자료로 테스트하고 오류와 예외 상황을 검증합니다.
6번째 과정: 사용자 안내 및 개선
담당자에게 사용 방법을 안내하고 운영 중 나온 의견을 반영해 개선합니다.
적용 예시
적용 예시
아래는 적용 예시이며, 실제 구현 범위는 요구사항과 확인 사항을 검토한 뒤 정합니다.
- 교육·행사 참가 신청 데이터 정리
- 설문 및 만족도 결과 집계
- 정형 문서·보고서 초안 생성
- 프로그램 운영자료 분류 및 관리
- 내부 업무 알림 및 승인 프로세스 지원
구현 범위를 정하기 전 확인하는 사항
- 개인정보: 처리하는 정보의 종류와 보관·파기 방식
- 외부 시스템 접근 권한: 연동 대상과 권한 부여 가능 여부
- AI 결과 검수: 결과를 확인·승인하는 담당자와 절차
- 저작권: AI 생성물과 입력 자료의 이용 조건
- 보안 요구사항: 기관의 보안 정책과 허용된 도구·환경
위 사항을 확인한 뒤 실제 구현 범위를 결정합니다. 확인 결과에 따라 일부 자동화는 제외되거나 담당자 검수 단계가 추가될 수 있습니다.
Deliverables
예상 산출물
업무 분석 및 요구사항 정의서
현재 업무 흐름과 자동화 요구사항을 정리한 문서
자동화 프로세스 설계서
자동화 단계와 확인 단계, 데이터 흐름을 정리한 설계서
자동화 기능 또는 워크플로
합의한 범위 안에서 구현한 자동화 기능
테스트 결과 및 사용자 가이드
검증 결과와 담당자용 사용 안내
실제 제공하는 산출물과 자동화 범위는 확인 사항 검토 후 협의해 정합니다. 시간 절감 등 효과를 사전에 보장하지 않습니다.
Customization
기관별 맞춤 운영 범위
아래 항목은 기관과 협의해 정하며, 확정되지 않은 조건은 임의로 정하지 않습니다.
| 항목 | 협의 내용 |
|---|---|
| 자동화 대상 업무 | 분석 결과를 바탕으로 자동화할 업무와 우선순위를 협의합니다. |
| 개인정보 처리 | 처리하는 개인정보의 범위와 보관 방식을 협의하고 최소 범위로 설계합니다. |
| 외부 시스템 연동 | 연동 대상과 접근 권한 부여 가능 여부를 확인해 구현 범위를 정합니다. |
| AI 결과 검수 방식 | AI 결과를 확인하고 승인하는 담당자와 절차를 협의합니다. |
| 보안 요구사항 | 기관의 보안 정책에 맞춰 허용된 도구와 환경 안에서 설계합니다. |
| 유지보수 범위 | 인수 후 수정·점검의 범위를 계약 시 협의해 정합니다. |
선택형 서비스
담당자 사용 교육
자동화 기능을 사용하는 담당자를 위한 교육과 매뉴얼을 제공합니다.
프로세스 개선 컨설팅
자동화에 앞서 업무 절차 자체를 정리하고 개선하는 작업을 지원합니다.
유지보수·점검
협의한 범위에서 수정과 정기 점검을 지원합니다.
FAQ
운영 담당자가 자주 묻는 질문
어떤 업무가 자동화 대상인가요?
규칙이 있고 반복되는 업무가 우선 대상입니다. 분석 후 가능 여부와 우선순위를 안내합니다.
개인정보가 포함된 명단이나 신청 데이터도 다루나요?
처리 범위와 보관 방식을 사전에 확인하고 최소 범위로 설계합니다. 확인 결과에 따라 구현 범위를 정합니다.
AI가 만든 결과를 그대로 믿어도 되나요?
AI 결과는 담당자가 검수하는 단계를 두는 것을 전제로 설계합니다. 검수 담당자와 절차는 기관과 협의합니다.
기존 시스템이나 외부 서비스와 연동할 수 있나요?
외부 시스템 접근 권한과 연동 방식을 확인한 뒤 가능한 범위를 정합니다. 기관 보안 정책상 불가한 경우 허용된 환경 안에서 가능한 범위를 설계합니다.
AI로 만든 문서의 저작권은 어떻게 되나요?
AI 생성물과 입력 자료의 이용 조건, 저작권 관련 사항을 확인한 뒤 적용 범위를 정합니다.
자동화 후 문제가 생기면 어떻게 하나요?
테스트 결과와 사용자 가이드를 함께 제공하며, 유지보수 범위는 계약 시 협의해 정합니다.
기관 사정에 맞게 구성을 조정할 수 있나요?
대상, 인원, 일정에 맞춰 협의 후 조정합니다. 상세 구성은 문의 시 함께 정리해 제안드립니다.
진행하려는 사업이 있으신가요?
프로그램의 목적과 일정, 참여 대상을 알려주시면 필요한 운영 범위를 함께 검토하겠습니다.